Обязанности:
Принимать и регистрировать корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения. В соответствии с резолюцией руководителя передавать документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных. Ведение картотеки учета прохождения документальных материалов, осуществлять контроль над их исполнением, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам. т.д. организации делопроизводства, связей с общественностью, средствами массовой информации;
- основ этики и эстетики;
- порядка делового общения;
- порядка систематизации учета и ведения документации с использованием современных информационных технологий;
- знание ПК в объеме продвинутого пользователя, умение работать в операционной системе Windows; Программах: IBSO, Word, Excel, Internet, Outlook (электронная почта), Power Point, любой системе внутреннего документооборота Lotus Notes
3. Подготовка гендиректору предложения по назначению лиц, ответственных за исполнение документов, поступающих на имя генерального директора, осуществляет координацию их выполнения.
4. Организация проведение телефонных переговоров гендиректора.
5. Участие вместе с гендиректором в составлении графика (планировании) его работы, деловых поездок, встреч и пр., принимает меры по его соблюдению.
6. Осуществляет техническое обеспечение деятельности гендиректора (заказ билетов, транспорта и пр.; организацию встреч, совещаний, переговоров и пр.).
7. Обеспечение рабочее место гендиректора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
8. Печатанье по указанию гендиректора служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.
9. По поручению гендиректора составляю письма, запросы, другие
документы, готовит ответы авторам писем.
10. Формирование дел в соответствии утвержденной номенклатурой,
обеспечивает их сохранность.